Налоговая отчетность по почте

Возможность сдать налоговую отчетность по почте существует у налогоплательщиков уже не первый год. И тем не менее каждый раз с наступлением «горячего» сезона подачи отчетности в налоговых инспекциях выстраиваются очереди. Чтобы избежать этого и не тратить времени, налогоплательщики могут отправлять отчеты в налоговые инспекции по почте. Актуален этот вопрос также для тех, у кого физичес­кий адрес отличается от юридического и налоговая инспекция находится весьма далеко.

Лично или по почте: как лучше?

Для многих плательщиков этот вопрос, наверное, риторический. Обычно же в большинстве случаев отправлять налоговую декларацию по почте намного удобнее, чем нести ее лично. И речь не только в экономии времени на поездках и простаивании в очередях, — налоговый инспектор гарантировано не сможет отказать вам в приеме декларации.

Кстати, об отказе. Если вы подаете декларацию лично и получили «от ворот поворот», а вы не желаете или не имеете возможности идти на поводу у инспектора и «подкорректировать» декларацию соответственно его «пожеланиям», вы можете отправить отчетность по почте. В таком случае необходимо до истечения предельного срока подачи декларации отправить ее по почте с описанием вложенного и уведомлением о вручении. К декларации прилагается заявление на имя руководителя соответствующего контролирующего органа, составленное в произвольной форме, с указанием фамилии должностного лица, отказавшегося принять декларацию, и/или с указанием даты такого отказа. При этом декларация будет считаться поданной в момент ее вручения почте.

Итак, преимущества подачи налоговой отчетности по почте очевидны. А если так, то грех ими не пользоваться. Если, конечно, не боитесь обидеть вашего налогового инспектора. Дескать, не явились на поклон!¹

Какие требования к подаче отчетности по почте?

Наиболее общие требования установлены подпунктом 4.1.7 ст. 4 Закона Украины от 21.12.2000 г. № 2181-III «О порядке погашения обязательств налогоплательщиков перед бюджетами и государственными целевыми фондами» (далее — Закон № 2181). В соответствии с абзацем первым указанного подпункта налогоплательщик имеет право прислать налоговую дек­ларацию с уведомлением о вручении не позднее чем за десять дней до истечения предельного срока ее подачи.

Единственным исключением из этого правила «десяти дней» является ситуация, когда плательщику было отказано в приеме декларации при личном визите (см. абзац второй пп. 4.1.2 ст. 4 Закона № 2181).

Если должностное лицо контролирую­щего органа нарушило нормы абзаца первого этого подпункта, налогоплательщик обязан до истечения предельного срока подачи декларации отправить такую декларацию по почте с описанием вложенного и уведомлением о вручении, к которому приобщается заявление на имя руководителя соответствующего контролирующего органа, составленное в произвольной форме, с указанием фамилии должностного лица, отказавшегося принять декларацию, и/или с указанием даты такого отказа. При этом дек­ларация считается поданной в момент ее вручения почте, а предельный десятидневный срок, установленный для почтовых отправлений подпунктом 4.1.7, не применяется.

Итак, Законом № 2181 установлены самые общие требования к отправке налоговых деклараций по почте. Что же касается непосредственно процедуры таких почтовых отправлений, то она детально расписана в Порядке оформления почтовых отправлений с вложением материалов отчетности, расчетных документов и деклараций, утвержденном постановлением КМУ от 28.07.97 г. № 799 (далее — Порядок № 799). 18.07.2003 г. в этот документ было внесено изменение, незначительное по объему, но важное по смыслу.

Внесенное в Порядок № 799 изменение «привязало» его к Закону № 2181. Так что, подавая любую налоговую отчетность по почте, можно смело соблюдать Порядок № 799. Налоговая не придерется!

Выясним, как именно необходимо поступить при отправке отчетности по почте.

Прежде всего, необходимо проверить отчетные документы на отсутствие факторов, которые могли бы стать причиной отказа в ее принятии, если эту отчетность мы сдавали бы лично.

Обратимся к п. 4.1.2 Закона 2181:

Налоговая отчетность, полученная контролирующим органом от налогоплательщика как налоговая декларация, заполненная им вопреки правилам, указанным в утвержденном порядке ее заполнения, может быть не признана таким контролирующим органом как налоговая декларация, если в ней не указаны обязательные реквизиты, она не подписана соответствующими должностными лицами, не скреплена печатью налогоплательщика. В этом случае, если контролирующий орган обращается к налогоплательщику с письменным предложением подать новую налоговую декларацию с исправленными показателями (с указанием оснований непринятия предыдущей), то такой налогоплательщик имеет право:

подать такую новую декларацию вместе с уплатой соответствую­щего штрафа; обжаловать решение налогового органа в порядке апелляционного согласования.

Итак, перед отправкой отчетности мы должны тщательно проверить, есть ли в наличии все обязательные реквизиты, подписи и печати.

Далее. Отчетность принимается к отправке письмами (посылками, бандеролями) с объявленной ценностью с отметкой «Отчет» и с рекомендованным уведомлением о вручении.

Отчетность необходимо подать непосредственно в предприятие почтовой связи в открытом виде с описью вложения. В описи указываются наименование и количество экземпляров каждой формы отчетности. Опись составляется в двух экземплярах, они подписываются работником почты и на них ставится печать почты. Один из экземпляров прилагается к отчетности, а второй остается у плательщика. Печать плательщика на описи не ставится.

Упаковку почтового отправления выбираем сами с учетом того, что она будет соответствовать характеру вложения, времени нахождения в пути, условиям пересылки и будет исключать возможность повреждения вложения. В верхней части почтового отправления делаем отметку «Отчет».

Дальше заполняем бланк рекомендованного уведомления о вручении на свое имя или на имя лица, которому надлежит возвратить сообщение после вручения почтового отправления адресату, прилагаем опись вложения почтового отправления в двух экземплярах с указанием в нем наименования получателя и его адреса, поименного перечня предметов, общей стоимости вложения и подписываем его. Стоимость почтового отправления должна соответствовать общей сумме объявленной ценности, указанной в описи.

Во время приема почтовых отправлений работник почтовой связи должен обязательно проверить правильность написания адреса получателя и отправителя на почтовом отправлении и уведомлении о вручении, наличие отметки «Отчет», оформление описания вложения почтового отправления, сверить вложение с описанием, подписать опись и поставить на ней оттиск календарного штемпеля.

Один экземпляр описи работник возвращает вам, а второй вкладывает в поч­товое отправление, запаковывает его, взвешивает, определяет стоимость, проставляет на уведомлении о вручении необходимые реквизиты и выдает отправителю квитанцию.

Уведомление о вручении потом возвращается отправителю с отметкой получателя (налоговой инспекции) о дате получения почтового отправления и лице, его получившего.

Почта или курьерская служба?

В законодательстве четко указано - через почту. Но! к почте относятся и курьерские службы, которые имеют государственную лицензию на доставку простых, заказных писем и бандеролей по всей территории Украины. Такая же лицензия есть и у государственной почты. Отсюда один совет - при отправке потребуйте показать Вам копию такой лицензии и проверьте что б не истек срок ее действия.

Что делать, если отчетность потерялась или задержалась в пути?

Прежде всего, не следует переживать. Вам ничего не грозит, ведь ответственность за неподачу или несвоевременную подачу налоговой отчетности в таком случае возлагается на того, кто действительно виноват, — на оператора почтовой связи.

Тем не менее, это совсем не означает, что декларацию подавать больше не нужно. На протяжении пяти рабочих дней после получения сообщения об утере или повреждении почтового отправления плательщик должен подать в налоговый орган второй экземпляр декларации. В подтверждение своей невиновности плательщик сможет предъявить также второй экземпляр описи вложения с отметкой оператора почтовой связи и квитанцию об оплате почтовых услуг.

И, разумеется, никакие проблемы с почтой не освобождают плательщика от обязанности уплатить налоговое обязательство, определенное в декларации, в общеустановленные сроки.

Извлечение из подпункта 4.1.7 ст. 4 Закона № 2181:

В случае утери или повреждения почтового отправления или задержки его вручения контролирующему органу ответственность за неподачу или несвоевременную подачу налоговой декларации несет оператор почтовой связи в порядке, предусмотренном законодательством, при этом налогоплательщик освобождается от любой ответственности за неподачу или несвоевременную подачу такой налоговой декларации.

Налогоплательщик на протяжении пяти рабочих дней со дня получения сообщения об утере или повреждении почтового отправления обязан прислать по почте или предоставить лично (по его выбору) контролирующему органу второй экземпляр налоговой декларации.

Независимо от факта потери или повреждения такого почтового отправления или задержки его вручения налогоплательщик обязан уплатить суму налогового обязательства, самостоятельно указанную им в такой налоговой декларации, на протяжении сроков, установленных пунктом 5.3 статьи 5 данного Закона.

Почтовые расходы: налоговый и бухгалтерский учет

Как известно, в соответствии с подпунктом 5.2.1 ст. 5 Закона о налоге на прибыль в состав валовых расходов включаются суммы любых расходов, уплаченных (начисленных) на протяжении отчетного периода в связи с подготовкой, организацией, ведением производства, продажей продукции (работ, услуг). Почтовые расходы на пересылку отчетности удовлетворяют этим требованиям, поэтому могут претендовать на включение в валовые расходы.

Относительно же НДС, то почтовые марки не являются объектом налогообложения в соответствии с подпунктом 3.2.4 ст. 3 Закона Украины от 03.04.97 г. № 168/ 97-ВР (далее — Закона об НДС). Продажа обычных конвертов облагается НДС на общих основаниях, при этом уплаченный налог относится в состав налогового кредита.

¹ Вероятность таких «обид» является, очевидно, единственным недостатком подачи отчетности по почте. Впрочем, в «горячий» сезон подачи-приема отчетности сборщики налогов, возможно, даже будут рады, если вы освободите их от своего визита.

Может ли частный предприниматель на едином налоге подавать отчетность по почте? Какие сроки отправления отчетности по почте в налоговый орган необходимо применять в таком случае?

В данном случае общие нормы относительно сроков подачи налоговых деклараций (расчетов) по почте применяться не могут, так как отчет частного предпринимателя - единщика не является налоговой дек­ларацией (расчетом) в терминах Закона № 2181. Тем более что отчет предпринимателя-единщика должен подаваться не позднее пяти дней с момента истечения квартала. Впрочем, ГНАУ и не настаивает на 10-дневном сроке...

И еще. В порядке, предусмотренном постановлением Кабинета Министров Украины от 28.07.97 г. № 799, можно отправить и отчет в Фонд социального страхования по временной потере трудоспособности (пп. 7.5.1 Инструкции о порядке поступления, учета и расходования средств Фонда).

Юлия Миронова (Школа бухгалтера №13 газета Дебет Кредит, 17.07.2006г.)