Почтовая комната - это специализированное помещение в здании центрального офиса клиента, где происходит прием, обработка, доставка и контроль за перемещением документации и грузов компании весом до 30 кг как по стране так и по всему миру. В данной комнате работают специально подготовленные сотрудники под руководством эксперта по почтовым перевозкам или экспресс доставке. По звонку сотрудника компании к нему прибывает сотрудник почтовой комнаты, принимает у него документацию или груз и получает все необходимые инструкции по отправке. Далее сотрудник почтовой комнаты определяет наиболее оптимальный вариант доставки, упаковывает отправление, готовит сопроводительную документацию, регистрирует информацию по отправлению в внутренней системе клиента и передает отправление выбранной почтовой или курьерской службе. Он же отслеживает соблюдение сроков доставки и решает возникшие проблемные ситуации.
Также сотрудники выполняют работу с входящими отправлениями и импортными отправлениями, занимаются перемещением и обработкой документов между подразделениями клиента.
Суть почтовых комнат в том, что в отличии от канцелярии она занимается исключительно отправлениями, не отвлекаясь на вопросы внутреннего делопроизводства. Все отправления через почтовую комнату жёстко контролируются по срокам, и попадают строго в руки получателей.
Также с сотрудников Клиента снимается нагрузка по заполнению сложных накладных, и бесконечным звонкам на горячую линию Курьерской службы с целью вызвать курьера или узнать, что с отправлением.
Данный сервис предназначен только для крупных компаний, имеющих большой штат сотрудников или компаний, имеющих большое кол-во подразделений и направлен на решение следующих задач поставленных Клиентом:
- Обработка входящих/исходящих отправлений (прием, регистрация, сортировка);
- Доставка входящих отправлений сотрудникам Клиента внутри офиса;
- Оформление рассылок;
- Контроль и своевременное предоставление расходных материалов;
- Оптимизация затрат на почтовые услуги;
- Организация доставки внутренней корреспонденции
- Мониторинг отправлений;
- Контроль качества и сроков обработки документов;
- Коммуникации с почтовыми и экспресс операторами;
- Обеспечение канцтоварами и расходными материалами.
За дополнительной информацией обращайтесь в контакт центр международной курьерской службы Экспост в Украине: 044-361-32-21 или 044-361-14-21